San Benedetto, l’archivio comunale costa troppo: documenti inutili inviati al macero, gli altri saranno digitalizzati

SAN BENEDETTO «Troppe e troppo costose da mantenere, visto che si affittano anche spazi privati per conservarle». Con questo spirito, l’amministrazione Spazzafumo dà avvio ad un importante riordino delle carte nell’archivio comunale. S’insedia una commissione ad hoc per valutare la mole di documenti da salvare o da mandare al macero. Vale la pena ricordare che (solo per il periodo compreso tra il 1 giugno 2023 ed il 31 dicembre 2025) il Comune spende ben 26.474 euro per conservare oltre 2mila pezzi d’archivio presso una ditta specializzata anconetana.  Ma veniamo alla recente operazione di riorganizzazione, scarto e digitalizzazione, varata ad inizio marzo dalla giunta. L’assise degli assessori ha istituito una “Unità di progetto”, ossia un team composto da otto tecnici interni, chiamati a prendere questo toro per le corna. Vi fanno parte, tra gli altri, il segretario generale ed il responsabile della gestione documentale dell’Ente.

I compiti

Tra i loro compiti, c’è la ricognizione dei vari depositi, relativi a ciascun Servizio o Area, presso le sedi municipali o in gestione esternalizzata, con successiva razionalizzazione degli archivi: riordino, sanificazione, ricondizionamento, sfoltimento. Si procederà anche all’individuazione della documentazione scartabile. Verranno poi stilati degli elenchi, anche degli archivi cartacei che si ritiene opportuno digitalizzare.

Secondo le previsioni del Comune, questa iniziativa porterà anche all’abbattimento dei costi e l’eliminazione degli eventuali sprechi (spesso derivanti da locazioni onerose) causati dalla conservazione di documenti non più necessari all’attività amministrativa. La commissione interna istituita dalla giunta è chiamata anche alla scelta degli interventi di digitalizzazione da effettuare. Insomma: meno carta e più materiale digitale da inserire nelle enormi memorie “virtuali” dei pc. Tornando agli spazi d’archivio affittati, un’importante rapporto di collaborazione è stretto, da anni, tra la ditta “Archivi Service Srl” di Montemarciano (provincia di Ancona) ed il Comune di San Benedetto.

Il rinnovo

L’ultimo rinnovo di questa partnership è datato maggio 2023 e affida il comito di conservare un’enorme mole di documenti, per una spesa totale di 21.700, euro più Iva. Ciò fino alla fine del prossimo anno. «Presso la ditta - chiarisce un documento firmato direttamente dal segretario generale: Stefano Zanieri - sono depositati circa 2250 box (o Unità di archivio) relativi a documenti dei vari Settori-Servizi del Comune (Segreteria generale, personale, polizia municipale, Urp, tributi, cultura) e che, stante la indisponibilità di spazi nell’archivio di deposito dell’ente, è necessario continuare ad avvalersi di una ditta specializzata.